Перед началом работы в МИС Renovatio необходимо заполнить систему информацией о филиалах, сотрудниках, прейскурантах и пациентах клиники. В этой статье мы расскажем, какие файлы понадобятся и в каком формате нужно предоставить данные.
Важно: База пациентов, информация о компаниях-плательщиках и рекламных каналах: переносится бесплатно с помощью МИС и менеджера внедрения или сотрудниками клиники самостоятельно.
Визиты пациентов, финансовая история и медицинские данные из предыдущей МИС: переносятся техническими специалистами на платной основе. Для получения подробной информации, пожалуйста, свяжитесь с вашим менеджером внедрения.
| Что переносим | Бесплатно | Платно |
| Прейскуранты: клиника присылает данные в нужном формате или близком к нему | ✅ | ❌ |
| Шаблоны планов лечения: клиника присылает данные в нужном формате или близком к нему | ✅ | ❌ |
| Персонал: клиника присылает данные в нужном формате или близком к нему. В ответ мы отправляем таблицу с логинами и паролями для сотрудников. | ✅ | ❌ |
| График работы: не переносится, проводится обучение и клиника вносит его самостоятельно. | ❌ | ❌ |
| Шаблоны административные и врачебные: клиника присылает образцы | ✅ | ❌ |
| Протоколы: не переносится, объясняем, как пользоваться конструктором + показываем наши системные протоколы | ❌ | ❌ |
| Рекламные каналы пациентов: клиника присылает данные в нужном формате или близком к нему | ✅ | ❌ |
| Страховые компании и цены: клиника присылает данные в нужном формате или близком к нему | ✅ | ❌ |
| Персональные данные пациентов: клиника присылает данные в нужном формате или близком к нему | ✅ | ❌ |
| Визиты наперед: клиника присылает данные в нужном формате или близком к нему | ✅ | ❌ |
| Остатки на кошельке: клиника присылает данные в нужном формате или близком к нему | ✅ | ❌ |
| Долги пациентов: клиника присылает данные в нужном формате или близком к нему | ✅ | ❌ |
| Остатки по планам лечения пациентов: клиника присылает данные в нужном формате или близком к нему | ✅ | ❌ |
| История визитов до момента перехода на нашу МИС: требуется отдельная оценка | ❌ | ✅ |
| История оплат от физ лиц до момента перехода на нашу МИС: требуется отдельная оценка | ❌ | ✅ |
| Мед. документы, созданные внутри предыдущей МИС: требуется отдельная оценка | ❌ | ✅ |
| Файлы, загруженные в карты пациента предыдущей МИС:требуется отдельная оценка | ❌ | ✅ |
Первичное наполнение
Для первичного наполнения нужна информация:
- Реквизиты медицинской организации (включая банковские реквизиты организации, адреса филиалов клиники и данные о главных врачах филиалов клиники (при наличии филиалов), номера телефонов, сайт клиники и адреса электронной почты)
- Логотип медицинской организации (изображения в форматах .рng, .psd, .eps и .jpeg)
- Информация о структуре клиники для создания в системе филиалов и кабинетов с учётом их расположения в клинике/филиале - Структура клиники:
- Данные о персонале для создания учётных записей в системе — Список сотрудников: Обязательными к заполнению являются поля: ФИО, Логин, Пароль, Должностная роль.
- Прайс-лист с услугами медицинского учреждения - Услуги клиники:
Обязательными к заполнению являются поля:
◾ Категория
◾ Артикул
◾ Название
◾ Стоимость
- Прайс-лист лабораторных услуг (если клиника планирует работать с какой-либо лабораторией) — Услуги лабораторий
Обязательными к заполнению являются поля:
◾ Категория
◾ Артикул
◾ Название
◾ Стоимость
Перенос шаблонов документов
Для правильной загрузки файлов в нашу МИС, пожалуйста, следуйте этим требованиям:
- Файлы должны быть в формате Word. Укажите размер шрифта для вёрстки по каждому файлу
- Укажите количество страниц при печати из МИС по каждому файлу
- Сообщите, нужна ли «шапка»(для каждого файла) и какая информация в ней должна быть размещена. Если у клиники есть разные виды документов, то и «шапки» могут отличаться
- Выделите жёлтым цветом поля, которые должны заполняться автоматически из МИС. Если есть поля, которые заполняются вручную, укажите это
Важно: Все документы, полученные от клиник, обрабатываются нашими сотрудниками в порядке живой очереди. Приоритета ни одной из клиник нет.
Перенос базы пациентов
Чтобы перенести базу данных пациентов, предоставьте её в виде таблицы такого формата Список пациентов:
Обязательными к заполнению являются поля: ФИО (кроме отчества), Дата рождения
Важно: мобильный телефон не обязателен, если указаны ФИО и дата рождения. Но его необходимо будет указать при визите пациента в клинику.
- Формат паспортных данных: Серия, Номер, Место выдачи, Дата выдачи, Код подразделения
- Формат свидетельства о рождении: Серия, Номер, Место выдачи, Дата выдачи
- Формат адреса: Регион/область, Город, Район, Улица, Дом, Корпус, Квартира
Важно: При загрузке данных паспорта, свидетельства о рождении и адреса используйте разделитель запятую.
Важно: Общее количество пациентов в базе в облачной версии МИС до 100 000 пациентов. Для добавления большего количества пациентов необходимо использовать стационарную версию МИС.
Импорт истории обращений пациента
Если нужно перенести данные о визитах пациента, можно загрузить файлы такого вида:
- В виде общей таблицы - Импорт визитов:
Обязательные поля: Дата, Время начала и окончания, Филиал клиники, Врач исполнитель, Старый ID пациента
Чтобы успешно загрузить историю визитов из старой МИС в МИС Renovatio, нужно сделать следующее:
◾ Проверить, чтобы артикулы по оказанным через старую МИС услугам совпадали с артикулами услуг, загруженных в МИС Renovatio
◾ Добавить всех врачей, к которым записывались через старую МИС. Если в МИС Renovatio нет сотрудника, который в старой МИС принимал пациента, то система не сможет понять, кто оказал услугу, и визит не загрузится
Можно загрузить данные о визитах к бывшим сотрудникам на администратора системы. Но тогда клиника рискует предоставить клиенту неверную информацию об исполнителе услуг. - В варианте двух отдельных таблиц - Список визитов и Список услуг визитов
◾ Обязательные поля для таблицы Список визитов: ID визита, Дата визита, Время начала и окончания, Филиал клиники, ФИО врача исполнителя, который есть в МИС, ID пациента, ФИО автора и Дата создания визита.
◾ Обязательные поля для таблицы Список услуг визита: ID визита, ID услуги, Код услуги, Название услуги, Цена, Количество.
Импорт файлов (в раздел Файлы)
При необходимости переноса файлов пациентов, необходимо подготовить файлы в виде сопроводительной таблицы и архива с файлами:
- Сопроводительная таблица
Обязательные поля: id документа; старый id пациента; дата и время создания; название файла; расширение; автор; клиника; вид файла
- Архив с файлами
В архиве файлы должны быть организованы по папкам:
— В корневой папке архива должны находиться папки, названные «старый id пациента» (то есть идентификатору пациента из предыдущей системы).
— В каждой из этих папок должны лежать файлы, названные «id файла.расширение» (например, 12345.pdf, 67890.jpg).
Пример структуры:
/архив
/1001
12345.pdf
67890.jpg
/1002
54321.doc
98765.png
Важно: возможные виды файлов
— общие
— административные
— врачебные
Импорт финансовых операций
Для переноса положительных остатков на балансе пациентов (кошелек пациента) можно воспользоваться импортом истории финансовый операцийОбязательные поля: id операции; старый id пациента; клиника; автор; тип операции; способ внесения/списания; сумма; комментарий
Перенос врачебной информации по пациентам
- Сопроводительная таблица
Обязательные поля: id документа; старый id пациента; дата и время создания; название документа; автор; клиника; тип документа; диагноз по МКБ
- Архив с документами
В архиве файлы должны быть организованы по папкам:
— В корневой папке архива должны находиться папки, названные «старый id пациента» (то есть идентификатору пациента из предыдущей системы).
— В каждой из этих папок должны лежать файлы, названные «id документа.html» (например, 12345.html, 67890.html).
Пример структуры:
/архив
/1001
12345.html
67890.html
/1002
54321.html
98765.html
Импорт счетов и оплат
Для переноса истории счетов и оплат по счетам пациентов необходимо подготовить данные в виде таблицы.
Обязательные поля: id счета; старый id пациента; клиника; автор; номер счета; дата и время создания; дата оплаты; способ оплаты; комментарий; код услуги; врач; стоимость одной услуги; кол-во услуг; общая стоимость; название компании; номер полиса/договора
Важно: поля «название компании; номер полиса/договора» необходимы, если импортируются счета, где плательщиком является юридическое лицо
Способы оплаты: наличные, безналичный платеж, бонусные рубли
Для корректной загрузки списка компаний файл должен быть в виде Excel-таблицы, обязательными для заполнения являются:
- Наименование компании
- Тип сотрудничества
Также, если уже сейчас известен список пациентов, которые будут обслуживаться в клинике через МИС Renovatio по ОМС/ДМС, либо проходить профилактические осмотры от имени работодателя, то можно прислать списки пациентов. Для корректной загрузки списка пациентов файл должен быть в виде Excel-таблицы, обязательными полями являются:
- ФИО пациента
- Дата рождения
- № полиса
Перенос списка рекламных каналов
В МИС имеется возможность по загрузке рекламных каналов, что в будущем позволит осуществлять анализ эффективности расходования денежных средств на привлечение пациентов (клиентов) в клинику.
Для корректной загрузки списка рекламных каналов файл должен быть представлен в виде Excel-таблицы, обязательным полем является только поле Название:
*Все примеры таблиц можно скачать, нажав на синий текст.
** В целях дополнительной защиты персональных данных, содержащихся в файлах просим:
- В обязательном порядке заархивировать файлы и установить сложный пароль (просьба использовать пароль с разными регистрами букв, символов и цифр по типу - Ren0v@T!0_m1S, использование пароля по типу - password1 или qwerty недопустимо).
Для удобства можете использовать бесплатный сервис по генерации паролей - http://passgen.ru.
- Установленный на архив пароль просьба прислать отдельным сообщением аккаунт-менеджеру в личные сообщения в мессенджере "Telegram" (направлять пароль от архива вместе с базой данных недопустимо).