Создание, оплата и возврат счетов пациентов

Начало работы

Перед началом работы с кассой необходимо открыть кассовую смену. Для этого убедитесь, что кассовый аппарат подключен, и выполните следующие действия:

1. Нажмите кнопку «Открыть смену» в системе
   
2. После успешного открытия смены будет автоматически напечатан чек открытия смены
3. В интерфейсе системы появятся дополнительные кнопки: «Зачет предоплаты», «X-отчет» и «Закрыть смену (Z-отчет)»
   

 Функции системы в открытой смене

1. Зачет предоплаты

Функция предназначена для учета средств, поступивших в качестве предоплаты

• В разделе «Зачет предоплаты» отображаются счета, закрытые с расчетом «Полная предоплата»
• После оказания всех оплаченных услуг администратор открывает список предоплаченных счетов
• Для оприходования средств по кассовому аппарату нажмите кнопку «Зачесть» напротив соответствующего счета

2. X-отчет (отчет без гашения)

X-отчет — это промежуточный отчет, позволяющий проверить текущий баланс кассы за смену

• При нажатии на кнопку «X-отчет» на кассовом аппарате распечатывается отчет с общей суммой пробитых чеков
• ​X-отчет можно формировать неограниченное количество раз в течение смены для сверки наличных средств

3. Z-отчет (отчет с гашением)

Z-отчет формирует итоговую сумму продаж за смену и обнуляет кассовые показатели.

• Снятие Z-отчета обязательно каждые 24 часа
• ​Если смена остается открытой более 24 часов, пробить кассовый чек не удастся до закрытия смены
• При нажатии «Закрыть смену (Z-отчет)» система автоматически сформирует итоговый отчет и распечатает его

Важно: 

• Открытие и закрытие смены — обязательные действия для корректной работы кассового аппарата
• Регулярное снятие X-отчетов помогает контролировать остаток в кассе
• Z-отчет должен формироваться не реже одного раза в сутки для соблюдения требований учета

Создание счета 

1. Создание счета из визита пациента

Для формирования счета на оплату из визита пациента выполните следующие действия:

1. Перейдите в раздел «Визиты»,  в режим «Распорядок дня», нажмите на кнопку с тремя полосками и выберите «Оплатить визит» 
   
2. В карточке визита нажмите кнопку «Оплатить»
   ​

После этого откроется страница формирования нового счета в разделе «Касса» → «Счета».

Выбор плательщика и услуг

• Если у пациента есть дополнительные плательщики, система предложит выбрать одного из них
• Откроется список услуг, включенных в визит
• Если у пациента несколько визитов для оплаты, их можно объединить в один счет, выбрав остальные из выпадающего списка
• В счет также можно добавить дополнительные услуги или товары

Перед сохранением сотруднику клиники необходимо проверить корректность данных, после чего нажать «Сохранить счет»

 2. Создание счета в разделе «Касса → Счета»

Если требуется создать счет, не связанный с визитом, выполните следующие шаги:

1. Перейдите в «Касса → Счета»
2. ​В списке слева выберите пациента
   
3. Нажмите кнопку «Новый счет»
   

 Добавление плательщика и услуг

• Если у пациента есть другие плательщики, система предложит выбрать одного из них
• Добавьте в счет необходимые услуги или товары
• Проверьте корректность введенных данных
• Нажмите «Сохранить счет»
  

 3. Создание счета на компанию

Для выставления счета на компанию-плательщика необходимо выполнить следующие условия:

1. В карточке пациента должен быть указан плательщик
   
2. ​В карточке компании, в разделе «Услуги», должны быть указаны цены для этой компании
3. Для юридических лиц стоимость услуг указывается в «Компании → Юр. лица → Договоры → Прейскурант»
4. Включенные флаги «Отказано в согласовании» должны отсутствовать

Формирование счета на компанию

1. Перейдите в карту визита и выберите плательщика
2. В разделе «Услуги» отметьте все услуги, которые будет оплачивать компания
   
3. Сохраните изменения и перейдите к оплате счета
   
4. В окне формирования счета отобразятся компания-плательщик и список выбранных услуг
5. После сохранения счет появится в разделе «Касса» и будет выделен серым цветом
   
   

Важно: При работе со счетами пациентов необходимо учитывать настройки формирования счетов и оплаты услуг в разделе «Настройки → Оплата»

Оплата счета

Все неоплаченные счета пациентов за текущий день отображаются в разделе «Касса → Счета».

 

В модуле «Визиты»  в карточках такие счета отображаются красным цветом

Шаги для оплаты:

1. Найдите нужный счет в списке неоплаченных счетов
2. Нажмите кнопку «Оплатить»
   
3. В открывшемся окне выберите способ оплаты (наличные, банковская карта, безналичный перевод и т. д.)
4. Подтвердите платеж, нажав «Оплатить»
   
5. Если к системе подключен кассовый аппарат, после успешной оплаты автоматически напечатается кассовый чек

Раздельная оплата

Раздельная оплата позволяет использовать сразу несколько способов внесения средств (например, наличные и безналичный расчет через терминал).

1. Перейдите в раздел «Касса → Счета» и выберите нужный счет
   
2. В блоке «Внесение средств» выберите «Раздельная оплата»
   
3. Выберите способы оплаты и введите соответствующие суммы:
   • Наличные
   • Безналичный расчет
   • Бонусные рубли
4. Убедитесь, что сумма платежей равна общей сумме счета
5. Нажмите кнопку «Оплатить»
6. При подключенной интеграции с ККМ система отправит несколько способов оплаты в ККМ-серве
7. После успешного проведения операции система сохранит переданный набор способов оплаты в виде транзакций
8. В счете отобразятся все использованные способы оплаты с детализацией по транзакциям

Возврат счета

Возврат средств через кассовый аппарат

Для проведения возврата средств пациенту через кассовый аппарат выполните следующие шаги:

1. Перейдите в раздел «Касса → Счета»
2. Найдите нужный счет (возврат можно оформить только в день формирования счета)
3. Нажмите на стрелку «Возврат счета», расположенную напротив счета
   
4. В открывшемся окне выберите услуги, по которым необходимо оформить возврат (если их несколько)
5. Нажмите кнопку «Возврат»
   
6. После подтверждения кассовый аппарат напечатает чек возврата прихода

Возврат средств на кошелек пациента

Если необходимо вернуть средства пациенту без оформления возврата через кассовый аппарат:

1. Перейдите в раздел «Касса → Счета»
2. Найдите нужный счет
3. Нажмите на значок корзины напротив счета
   
4. Операции по оплате счета будут удалены, а средства возвращены на кошелек пациента

Услуги с возвратом

Возврат услуг по счету позволяет корректно учесть изменения в стоимости и итоговой сумме. В этом процессе услуги, которые были возвращены, отображаются серым цветом и зачеркнутыми. Эти изменения можно просмотреть в списке услуг счета. Возвращенные услуги влияют на итоговую сумму счета, которая автоматически обновляется.

Возврат отдельной услуги по счету

При возврате отдельной услуги:

• Услуга отвязывается от связанной услуги визита 
• ​Для услуги визита фиксируется статус возврата
• ​В карточке визита услуга будет отображаться серым цветом с иконкой и подсказкой «Возврат по счету»

После возврата счета

• Услуги, которые были возвращены, помечаются как «Услуги с возвратом» в визите
• Эти услуги больше нельзя включить в новый счет
  

Повторное создание счета для возвращенных услуг

Если необходимо создать счет для услуг, которые были возвращены:

1. Создайте новый визит
2. Либо добавьте возвращенные услуги в текущий визит заново